Diga-me o que fazes em tuas salas de reunião e eu te direi quem és...

A humanidade pode ser dividida entre duas espécies de pessoas: as que fazem e as que seguem.

Nada muito radical, pois todos sabemos que pensamentos radicais nunca representam toda a verdade. Mas, também sabemos que as idéias radicais dão o tom, e estão como o background de todas as discussões.

Daí a minha atenção para um fenômeno mais ou menos novo em vigor, e que tende a virar moda, em muitas empresas, se não em todas, nesta nova fase da história econômica.

Está havendo uma proliferação de salas de reunião e por conseqüência de reuniões em salas de reunião entendidas por quem as convoca como críticas para tomar decisões, decisões cujas conseqüências são assim compartilhadas (aprovadas) entre os participantes.

Esta decisão e este procedimento prático derivam na opinião do redator deste Almanaque de três razões maiores: (1)a complexidade dos novos desafios de mercado e tecnológicos, (2) o receio (talvez sem ser politicamente correto, substitua a palavra receio por terror pânico) de tomar decisões e (3) a valorização da democracia como forma de gerir grupos.

A solução tenderá sempre a convocação de pessoal interno e externo para que durante um certo tempo tão custo quanto possível um problema possa ser discutido para ao fim num wrap up se chegue ao que foi recomendado pelo grupo.

Claro que numa assembléia com esta finalidade e com estas características haverá oportunidade “política” para os participantes que tenham aprendido bem como obter os melhores benefícios pessoais TAMBÉM nestas reuniões . E para os organizadores que venham a usar o que foi discutido na versão que mais interesse a eles aos que não tenham participado da reunião.

Daí ser recomendável buscar no direito romano, que serviu de base de todo o arcabouço legal de nossa sociedade, a instrução para aproveitar a febre das salas de reunião e das reuniões nas salas numa forma de obter resultados melhores...para as melhores cabeças nelas envolvidas .

Os romanos diziam muito antes da era da Internet Verba volant, scripta manent. Algo que os bicheiros do Rio de Janeiro transformaram em “Vale o escrito” em seus boletos onde os jogos solicitados pelos apostadores eram registrados pelos apontadores.

As palavras voam e o que está escrito permanece.

As novas tecnologias – desde o celular que acaba (pelo menos em meu caso) tendo apenas 10% de suas funções utilizadas, pois para utilizar tudo o que ele tem disponível iria demandar horas de aprendizado e treinamento, TUDO O MAIS relacionado a BI requer muito mais aprendizado e muito mais treinamento para se tornar num diferencial competitivo positivo para quem tem acesso a esta tecnologia.

Voltando ao início deste texto, Wilfredo Pareto, o “inventor” da lei dos 80/20 também dividiu os homens em entrepreneurs e rentiers..

Basicamente os que empreendem, propõe mudanças, e tratam de fazer o que falam e os que de certa forma vivem nas “casas alugadas” por eles, beneficiando-se ou sofrendo por não poderem assumir o papel dos empreendedores.

Só como uma dramatização desta linha divisória entre pessoas pense nos ganhadores das grandes loterias e tenha em mente o triste destino das fortunas por muitos deles recebidas. A coisa vai da simples perda de toda a grana à perda das famílias, e da própria vida por uma infinidade de motivos, mas que tem na incapacidade de empreender sempre um denominador comum.

O que as organizações que se tornam viciadas em reuniões para a tomada de decisões validadas por elas precisam de fato ter como dirigentes são executivos e executivas da categoria dos entrepreneurs. Gente que tenham em seus DNAs a capacidade de tomar decisões.

Quem toma decisões se vê diante de duas alternativas após tomá-las: dar certo ou dar errado.

E novamente quando as conseqüências das decisões ocorrem cabe aos dirigentes não se deixarem enganar nem pelo sucesso, nem pelos insucessos, mas avaliá-los com a mais absoluta isenção para enriquecer a sua própria forma futura de tomar decisões.

Luiz de Camões, há quase 500 anos , reconhecia como o mais valioso saber aquele “de experiência feito”.

Logo, ao avaliar uma organização não considere a existência de muitas salas de reunião como indício de indecisão dos seus gestores: Procure saber o que cada uma faz com as decisões por ventura desenhadas nestas salas:

(1) os participantes tomam notas ?
(2) as notas são compartilhadas entre todos?
(3) as decisões tomadas nas reuniões são praticadas?
(4) em que percentuais?

A administração das reuniões e de seus efeitos é uma das mais importantes “armas secretas” das organizações bem sucedidas.Ou uma armadilha sempre montada nestas salas.

Aliás, este tema, ele próprio é um excelente tema a ser discutido pelas organizações... num ciclo de reuniões....